Tilausprosessi

Kuvaus ja tilausten käsittely sekä laskutus

Tilauksen käsittely, vaihe 1

Kun asiaskas tilaa tuotteita ja maksaa ne, niin tilauksen valmistuttua niistä lähtee automaattisesti tieto sekä varustetoimittajalle Intersportiin että painokumppanille.

Onnistuneesta maksutapahtumasta lähtee asiakkaalle erillinen tieto.

Intersport ottaa tilaukseen vastaan ja tarkistaa sen. Kun Intersport on varmistunut tuotteiden saatavuudesta, Intersport vahvistaa tilauksen omalta osaltaan. Tilauksen vahvistuksesta lähtee tieto asiakkaalle.

Vahvistuksen jälkeen tilauksesta on mahdollista tulostaa lähete paperille tai PDF-tiedostoksi. Se kertoo kaiken oleellisen tilauksesta: kuka on tilannut, mitä on tilannut ja mitä tietoja tuotteisiin pitäisi painaa. 

Samalla jos tilauksessa on tuotteita, joita ei tarvitse painaa ja tuotteet löytyvät jo hyllystä, niin aloitetaan tuotteiden keräily odottamaan noutoa, jotta tuotteet eivät olisi loppuunmyyty noutohetkellä. Tuotteehan ovat jo maksettu tässä vaiheessa.

Tilausten vahvistaminen auttaa Intersportia tietämään mitkä tilaukset on hoidettu ja mitkä pitää vielä hoitaa.

Tilauksen käsittely, vaihe 2

Tuotteiden saavuttua Intersportiin, he ilmoittavat asiasta Vivobeatille, joka tulee hakemaan tuotteet. Tuotteet tunnistetaan joko mukana olevien lähetteiden tai tilauskirjanpidon perusteella.

Tuotteiden painatuksen jälkeen tehdään "toimitus", jonka avulla Vivobeat merkitsee työn valmiiksi. Kun tilaus on "toimitettu", se pitää erikseen päättää ja siitä siitä lähtee sähköpostiviesti tilaajalle, jotta hän osaa tulla noutamaan tilauksen Intersportista. Tilauksen päättämisen jälkeen myynnit kirjautuvat raportteihin.

Tilausten vahvistaminen ja päättäminen voidaan tehdä myös pikana isommassa listanäkymässä, tai se voidaan tehdä yksitellen tarkastelemalla tilauksen tietoja

Toimittamattomien tilausrivien lista näyttää myös tilausten lisätiedot, joten tämän listan avulla saa tehtyä painatukset oikein.

Laskutusprosessi

Laskutuksen onnistumiseksi on ensiarvoisen tärkeää, että tuotteiden ryhmittelyssä on noudatettu kurinalaisuutta. Tämä on yhteispeliä, jossa kaikkien osapuolien tulee olla huolellisia.

Kun tuotteet on oikein ryhmitelty, niin myyntiraportin avulla voidaan hakea tuoteryhmittäin myyntejä. Kaikki Intersportista tulevat varusteet kuuluvat ryhmään "Varusteiden yleisryhmä laskutusta varten".

Painatuksille on omat ryhmänsä. Suurin osa painatuksista on ryhmässä "Painatukset joita ei tarvitse laskuttaa erikseen", jolloin kaikista tähän ryhmään raportoiduista myynneistä voi lähettää laskun Lohjan Pallolle.

Joukkuekohtaiset painatukset, jotka laskutetaan joko joukkueelta tai sponsorilta, ovat kaikki omissa ryhmissään ja näistä lähetetään lasku sopimuksen mukaan.

Avoimuuden nimissä Lohjan Pallo, Intersport sekä painokumppani näkevät kaikki samat raportit ja myynnit, jolloin laskujen oikeellisuudesta voidaan varmistua.

Laskutus tehdään Lohjan Pallo ry:n kanssa sovituin aikavälein.